Le novità piacciono a tutti: se poi servono a lavorare meglio e a risparmiare denaro, cosa si può desiderare di più? Siamo tutti convinti che i due elementi più importanti che porteranno le aziende nel futuro sono la capacità di innovare e di risparmiare: due concetti che sempre più spesso vanno di pari passo. I risparmi più tangibili, infatti, non si ottengono con un’azione nei confronti dei fornitori, bensì innovando i sistemi di organizzazione aziendale, concentrandosi unicamente sul proprio core-business ed esternalizzando tutto il possibile. Processo questo che le aziende più lungimiranti stanno percorrendo da tempo e che oggi più che mai chiama all’ordine anche quelle più conservative: la strada è questa, o la si segue o si esce dal mercato. Ad alcuni può sembrare retorica, ma in realtà ci sono ancora molti imprenditori sordi a questa regola, malgrado l’evidenza dei conti di costo. Molti imprenditori, infatti, rinunciano ad esternalizzare alcune attività per la paura di fare un passo falso e, anche, per assolvere al dovere morale di mantenere in organico i lavoratori addetti. Oggi, però, esternalizzare non è più una scelta, ma una necessità, che porta in dote un sicuro risparmio economico vitale per qualsiasi azienda, oltre ad una moltitudine di altri vantaggi come, per esempio, la conversione di costi fissi in costi variabili, il decentramento della responsabilità, la maggiore flessibilità operativa. Da qui deriva il preciso obiettivo che ogni bravo imprenditore deve avere costantemente davanti a sé: innovare continuamente per migliorare e ottimizzare la gestione di qualsiasi processo aziendale. “La perfezione non è di questo mondo” diceva qualcuno: da questa realtà deriva innegabilmente che lo spazio per il miglioramento è infinito. E allora forza, vediamo anche oggi come potere migliorare la nostra organizzazione. Per esempio, soffermiamoci sull’area amministrativa: una scelta a caso? No di certo: è proprio quella a zero valore aggiunto! Siamo sicuri di essere organizzati bene? Siamo sicuri di avvalerci delle opportunità di risparmio che l’ultimo grido dell’informatica ci offre?
Guardiamoci attorno
Oggi vi sono realtà d’avanguardia capaci di offrirsi in totale sostituzione dell’ufficio contabilità e dell’ufficio del personale tradizionalmente gestiti internamente da qualsiasi azienda.
Attenzione: non si tratta semplicemente di far fare la contabilità e le paghe all’esterno, ma di sopprimere completamente tali funzioni dalla propria organizzazione e di affidare l’intero servizio a terzi, conservando in azienda la mera funzione di controllo. Per esempio, i documenti contabili e i movimenti bancari vengono acquisiti e contabilizzati via web dalla funzione esterna incaricata, che assolve anche ai pagamenti e rende tutto disponibile nel server aziendale in tempo reale. Per quanto riguarda l’amministrazione del personale, invece, essendo coinvolte persone e non semplici documenti, la questione è sicuramente più delicata, ma la tecnologia ha fatto davvero passi da gigante! Per questa funzione, normalmente l’azienda si appoggia all’esterno per la sola redazione dei fogli paga e per la consulenza in materia di lavoro, ma deve avere al suo interno una funzione capace di intermediare l’operato esterno con le esigenze quotidiane del personale dipendente (richiesta di informazioni, gestione assenze, distribuzione cedolini paga, scambio di documentazione, ecc.). Questa funzione interna, finora necessaria e complicata da sostituire anche solo per una malattia, oltre ad essere costosa per l’azienda, spesso non viene neppure utilizzata a pieno regime, oppure si trova a gestire situazioni non attinenti alle sue specifiche competenze (es: interpretazione del ccnl, ecc.), per le quali ha bisogno dell’appoggio dell’ufficio paghe esterno, con la conseguente dispersione di tempo prezioso. Ebbene, oggi, con l’ausilio di un software residente sul web, diviene possibile esternalizzare anche detta funzione: in pratica, l’ufficio del personale viene completamente cancellato all’interno dell’azienda e trasposto ad una realtà esterna, con tutti i vantaggi che ne derivano, sia in termini economici che organizzativi.
La Suite…
Sembra impossibile? Prima di giudicare, vediamo sommariamente come funziona. Ad ogni dipendente viene rilasciata una password che dà accesso alla propria area riservata (la Suite) all’interno del sito internet aziendale. Qui, il lavoratore ha a disposizione il suo archivio personale con tutta la documentazione relativa al suo rapporto di lavoro (contratto di lavoro, cedolini paga, CUD, moduli detrazioni, assegni familiari, ecc.), documenti questi distribuiti automaticamente in forma elettronica. Questa è una grande innovazione che permette un notevole risparmio di tempo: siete consapevoli di quanto tempo impiega la vostra funzione aziendale a distribuire questa modulistica? Provate a chiederglielo, vi stupirete! Tramite questo software il dipendente viene anche direttamente responsabilizzato in merito all’aggiornamento dei suoi dati anagrafici e familiari (non dimentichiamo che tali informazioni sono fondamentali per la corretta elaborazione delle retribuzioni), sollevando così l’azienda da qualsiasi responsabilità e permettendo un ulteriore risparmio di tempo. Inoltre, pensiamo agli innumerevoli casi in cui il dipendente non riesce a comprendere la lettura del suo cedolino paga, del suo saldo ferie, oppure non riesce a compilare il modulo delle detrazioni per i familiari a carico: con questo software egli trova la lettura facilitata di tali documenti direttamente sul web, senza bisogno di relazionarsi con alcun’altra funzione aziendale. Tutte le comunicazioni aziendali, il contratto integrativo aziendale, il piano ferie, il codice disciplinare e tutti i documenti che fino ad oggi sono transitati dalla bacheca aziendale, saranno veicolati tramite un’apposita funzione che ne fornirà ricevuta. E ancora: nella sezione “cosa fare quando”, il lavoratore accede per sapere come comportarsi al verificarsi di determinati eventi, come la nascita di un figlio, un congedo matrimoniale, un infortunio.
E tanto altro ancora
Ciò non toglie che il numero verde in caratteri cubitali al centro dell’home page è sempre a disposizione per eventuali, ma improbabili, attacchi di panico, senza alcun bisogno di scomodare personale interno all’azienda. Tutto estremamente semplice e intuitivo, racchiuso in un ambiente contraddistinto da competenza ed esperienza. Risultato per l’imprenditore: un notevole risparmio di costi e di tempo, senza compromettere la qualità del servizio che, in taluni casi, viene addirittura migliorata e velocizzata. È proprio il caso di dire che ora non ci sono più scuse: chi vuole veramente innovare e risparmiare lo può fare, e senza compromessi! Le aree amministrative che abbiamo analizzato oggi sono sicuramente le più importanti all’interno di qualsiasi azienda, ma non sono certo le uniche alle quali si può apportare innovazione e risparmio.
Pensiamo ad esempio alla gestione della sicurezza in azienda, oppure alla gestione della qualità: anche in questi ambiti la tecnologia informatica ha fatto qualche magia, ma sarà argomento che affronteremo sul prossimo numero. Innovare per lavorare meglio e risparmiare denaro: questo è ciò che fanno tutti i moderni imprenditori e questo è ciò che deve essere loro offerto da partner propositivi, capaci di sostenere e agevolare questa eterna azione di miglioramento.
Giuseppe Cassone
Studio G11 srl
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